ببساطة ، المشروع عبارة عن سلسلة من المهام التي يجب إكمالها للوصول إلى نتيجة محددة. يمكن أيضًا تعريف المشروع على أنه مجموعة من المدخلات والمخرجات المطلوبة لتحقيق هدف معين. يمكن أن تتراوح المشاريع من بسيطة إلى معقدة ويمكن إدارتها من قبل شخص واحد أو مائة. غالبًا ما يتم وصف المشاريع وتفويضها من قبل مدير أو مسؤول تنفيذي. لقد تجاوزوا توقعاتهم وأهدافهم والأمر متروك للفريق لإدارة اللوجستيات وتنفيذ المشروع في الوقت المناسب. في بعض الأحيان يمكن تحديد المواعيد النهائية أو تحديد الوقت. للحصول على إنتاجية جيدة للمشروع ، تقوم بعض الفرق بتقسيم المشروع إلى مهام فردية حتى يتمكنوا من إدارة المساءلة والاستفادة من نقاط قوة الفريق.
 |
| المشروع |
أساسيات إدارة المشروع
تعد القدرة على تسليم المشاريع في الموعد المحدد ، وفي حدود الميزانية ، وبما يتماشى مع أهداف العمل أمرًا أساسيًا لاكتساب ميزة في بيئة الأعمال العالمية شديدة التنافسية اليوم. هذا هو المكان الذي يأتي فيه مديرو المشاريع. لدى مديري المشاريع مهمة معقدة بشكل لا يصدق ، واحدة تمزج بين المهارات التنظيمية ، والعقل التحليلي ، والقدرات الشخصية الماهرة.
في هذا القسم ، سنرشدك إلى أساسيات إدارة المشروع وما يعنيه أن تكون مدير مشروع.
كيف تحدد المشروع؟
قبل أن ندخل في إدارة المشروع ، نحتاج إلى تحديد ما هو "المشروع" بالضبط. بالتأكيد ، ربما تم تكليفك بعدد لا يحصى من "المشاريع" في المدرسة أو في الوظيفة ، ولكن ما هو التعريف الفعلي؟
و معهد إدارة المشاريع يعرف "المشروع" بأنه "مسعى مؤقت الجهود لخلق منتج، خدمة فريدة من نوعها أو نتيجة."
هناك بعض الأشياء الأساسية التي يجب ملاحظتها في هذا التعريف:
تعني كلمة "مؤقت" أن المشاريع يجب أن يكون لها بداية ونهاية محددين. هذا يعني أن كل مشروع يجب أن يتضمن جدولًا زمنيًا ونطاقًا وموارد. حقيقة أنها مؤقتة مع بداية ونهاية تعني أيضًا أنها ليست جزءًا من العمليات الجارية. هذا يقودنا إلى النقطة الثانية ...
يجب أن يكون الغرض من المشروع هو "إنشاء منتج أو خدمة أو نتيجة فريدة". هذا يعني أن المشروع سيبدأ من أجل تحقيق هدف محدد يكون عادةً خارج نطاق العمليات التجارية اليومية المعتادة. هذا يعني أن فريق المشروع قد يضم أشخاصًا لا يعملون عادةً معًا ، ويحتاجون إلى موارد تكون عادةً خارج نطاق العمليات اليومية.
ومع ذلك ، فإن موقع Dictionary يعرّف المشروع بعبارات أكثر مرونة إلى حد ما: "مهمة كبيرة أو كبيرة ، لا سيما تلك التي تنطوي على قدر كبير من المال والموظفين والمعدات."
بغض النظر ، يجب أن يحتوي كل مشروع على المكونات التالية:
الهدف: ما الذي تحاول تحقيقه؟
الجدول الزمني: متى تحاول تحقيق ذلك بحلول؟
الميزانية: ما هي تكلفة تحقيقها؟
أصحاب المصلحة: من هم اللاعبون الرئيسيون المهتمون بهذا المشروع؟
مدير المشروع: من الذي سيتأكد من اكتمال كل ما يحتاج إلى إكمال؟
المشروع ليس شيئًا روتينيًا. لا تعتبر العمليات أو الصيانة اليومية مشروعًا لأنه لا يحتوي على بداية ونهاية محددة.
ما هي ادارة المشروع؟
إدارة المشروع هي ممارسة تطبيق المعرفة والمهارات والأدوات والتقنيات لإكمال المشروع وفقًا لمتطلبات محددة. يتعلق الأمر بتحديد المشكلة ، وإنشاء خطة لحل المشكلة ، ثم تنفيذ تلك الخطة حتى يتم حل المشكلة. قد يبدو هذا بسيطًا ، ولكن هناك الكثير مما يدخل في ذلك في كل مرحلة من مراحل العملية.
يمكن تتبع جذور إدارة المشروع منذ بناء الأهرامات في الجيزة وسور الصين العظيم. ومع ذلك ، فإن التطور الحديث لإدارة المشاريع بدأ في القرن التاسع عشر عندما اشترت شركات السكك الحديدية أطنانًا من المواد الخام وظفت آلاف الأشخاص للعمل في السكك الحديدية العابرة للقارات.
بحلول أوائل القرن العشرين ، طبق فريدريك تيلور مفاهيم إدارة المشروع في يوم العمل ، ووضع استراتيجيات للعمل بشكل أكثر ذكاءً وتحسين أوجه القصور ، بدلاً من مطالبة العمال بالعمل بجدية أكبر ولمدة أطول. أخذ هنري جانت ، أحد شركاء تايلور ، هذه المفاهيم واستخدم الأشرطة والمخططات لرسم بياني عند اكتمال مهام معينة ، أو سلسلة من المهام ، مما خلق طريقة جديدة لتصور إدارة المشروع.
خلال الحرب العالمية الثانية ، كان القادة العسكريون والصناعيون يستخدمون استراتيجيات إدارة أكثر تفصيلاً ، مما أدى في النهاية إلى عمليات موحدة أكثر مثل طريقة المسار الحرج.
نمت شعبية هذه الممارسات عبر الصناعات ، وفي عامي 1965 و 1969 ، تم تأسيس الرابطة الدولية لإدارة المشاريع ومعهد إدارة المشاريع ، على التوالي. في عام 2001 ، تم تقنين منهجيات إدارة المشاريع الرشيقة من خلال إنشاء بيان رشيق .
يستمر مجال إدارة المشاريع في التحول باعتباره مشهدًا تنافسيًا متزايدًا ، والحاجة إلى تحقيق التغيير بسرعة ، ودخول التقنيات الجديدة (الأتمتة ، والذكاء الاصطناعي ، إلخ ...) إلى السوق.
ما هي مراحل ادارة المشروع؟
مجموعات عمليات إدارة المشروع الخمس هي:
- البدء: الهدف من هذه المرحلة هو تحديد المشروع.
- التخطيط: تتضمن هذه المرحلة تطوير خارطة طريق ليتبعها الجميع.
- التنفيذ والمراقبة: في هذه المرحلة ، يتم بناء فريق المشروع وإنشاء التسليمات. سيقوم مديرو المشاريع بمراقبة وقياس أداء المشروع لضمان بقائه على المسار الصحيح.
- الخاتمة: اكتمال المشروع وعقد تشريح الجثة وتحويل المشروع إلى فريق آخر يقوم بصيانته.
لماذا تعتبر إدارة المشروع مهمة؟
سيساعد مديرو المشاريع مؤسستك:
- أن يكون لديك تخطيط مشروع وتنفيذ أكثر قابلية للتنبؤ به
- الالتزام بميزانيات المشروع والجداول الزمنية وإرشادات النطاق
- حل حواجز الطرق الخاصة بالمشروع وتصعيد المشكلات بشكل أسرع وأسهل
- تحديد وإنهاء المشاريع التي ليس لها قيمة تجارية ذات صلة
- تصبح أكثر كفاءة
- تحسين التعاون عبر وداخل الفرق
- تحديد المخاطر والتخطيط لها
ماذا يفعل مديرو المشاريع؟
- بناء الخطة: يتحمل مديرو المشروع مسؤولية تخطيط المسار الأكثر واقعية للمشروع. يجب أن تتضمن الخطة نطاق المشروع والجدول الزمني والميزانية. يمكن أن يشمل ذلك أيضًا تحديد الأدوات المناسبة للوظيفة.
- قم بتجميع الفريق: يعد تحديد الفريق المناسب أمرًا بالغ الأهمية لنجاح المشروع. سيختلف كل فريق مشروع اعتمادًا على نطاق المبادرة والوظائف اللازمة لإكمال المشروع. يعد العثور على متخصصين وخبراء في الموضوع لكل مهمة من المهام الضرورية أمرًا مثاليًا.
- تعيين المهام: يجب على مديري المشروع تزويد فريقهم بتعريف واضح لمهام محددة وجدول زمني لكل جزء من المشروع. على الرغم من أن كل عضو في الفريق سيكون مسؤولاً عن مهامه الخاصة ، إلا أن العديد من المهام تتطلب تعاونًا من أعضاء الفريق الداخليين والخارجيين.
- قيادة الفريق: الآن بعد أن تم تجميع الفريق وتعيين مهامهم ، يجب على مدير المشروع أن يحافظ على الماكينة جيدة التزييت. وسيشمل ذلك التحقق من الأفراد للحصول على تحديثات الحالة ، وتحديد وإزالة العوائق ، والتفاوض على الخلافات ، والحفاظ على معنويات الفريق عالية ، وتوفير التدريب والتوجيه.
- إدارة الميزانية: ستتطلب معظم المشاريع بعض النفقات ، مما يعني أن فهم كيفية تجميع ميزانية المشروع وإدارة التكلفة أمر بالغ الأهمية لتحقيق النجاح. سيشمل ذلك مقارنة نفقات الحياة الحقيقية بالتقديرات ، وتعديل خطة المشروع إذا لزم الأمر.
- إدارة الجداول الزمنية: كما هو الحال مع الميزانية ، يتم تكليف مديري المشاريع بالحفاظ على كل شيء في الموعد المحدد بحيث يفي الفريق بالمواعيد النهائية المتوقعة للإنجاز. سيتطلب ذلك تحديد مواعيد نهائية واقعية طوال دورة حياة المشروع ، والتواصل باستمرار مع فريقهم لتحديثات الحالة ، والحفاظ على جدول زمني مفصل.
- إشراك أصحاب المصلحة: يلعب أصحاب المصلحة دورًا كبيرًا في مشروعك. هم عادة أشخاص مؤثرون يتأثرون بالمشروع. يحتاج مديرو المشاريع إلى الحفاظ على علاقة جيدة وخط اتصال مفتوح مع أصحاب المصلحة الذين لا يمكنهم فقط المساعدة في إزالة الحواجز وتمكين فريقك ، ولكن أيضًا خلق اختناقات غير ضرورية وإخراج المشروع عن مساره إذا أصبحوا غير راضين عن الاتجاه.
- تسليم المشروع: فقط لأن أهداف المشروع قد تم تسليمها لا يعني أن وظيفة مدير المشروع قد انتهت. يجب على مدير المشروع الآن تسليم المشروع إلى الفريق الذي سيتولى إدارته وصيانته وتشغيله للمضي قدمًا. في هذه المرحلة ، لن يكون مدير المشروع هو الشخص "الانتقال إلى" ، وسيتم تعيينه لمشروع جديد.
- توثيق العملية: إن تحديد "الدروس المستفادة" وتوثيقها ليس فقط ممارسة جيدة لنمو مدير المشروع الشخصي ، ولكن أيضًا لنقل هذه التجربة إلى فرق أخرى حول المؤسسة لاستخدامها في المستقبل. سيساعد هذا الآخرين على تجنب ارتكاب نفس الأخطاء ، أو الاستفادة من الاختصارات المكتشفة.