كيفية تخطيط المشروع
إذن ، أنت تخطط لمشروع ...
ليس من السابق لأوانه أبدًا البدء في التخطيط لمشروع ما. يشهد العديد من مديري المشاريع أن أكثر المشاريع نجاحًا تبدأ بمرحلة التخطيط. إذا كان لديك أساس قوي لبدء المشروع ، فمن الأسهل إدارته.
 |
| تخطيط مشروع |
اختر منهجية إدارة المشروع الصحيحة
مع وجود العديد من المنهجيات للاختيار من بينها ، قد يكون من الصعب معرفة الطريقة المناسبة للوظيفة. ضع في اعتبارك احتياجات كل من مشروعك وفريقك ، وتذكر هاتين النصيتين:
1. ابدأ بالنهاية
انظر إلى متطلباتك وأهدافك وأهدافك للتأكد من الشكل الذي يجب أن تبدو عليه النتيجة النهائية والفوائد التي يجب أن توفرها. على سبيل المثال ، تتطلب الأشياء المادية مثل المباني والسلع المنزلية عملية أكثر تسلسلًا مثل الشلال أو المسار الحرج. وفي الوقت نفسه ، فإن مرونة منهجية Agile سوف تتناسب مع عالم تطوير البرمجيات الذي لا يمكن التنبؤ به.
2. تقييم ما يعمل بالفعل
فكر مرة أخرى في مشاريعك السابقة. ما هي العمليات التي أثبتت نجاحها بالفعل لفريقك؟ إذا كانوا يستمتعون بالتعاون ودمج الأفكار الجديدة أثناء ذهابهم ، فاختر منهجية مثل Scrum أو Kanban أو XP أو APF. ستناسب إدارة مشروع الشلال أو المسار الحرج أو السلسلة الحرجة الفرق التي تفضل خطة أكثر تنظيماً.
افهم دورة حياة المشروع
بغض النظر عن نوع المشروع الذي تخطط له ، فإن كل مشروع يمر تقريبًا بنفس المراحل. على الرغم من أن كل مشروع سيتطلب مجموعته الخاصة من العمليات والمهام الفريدة ، سيتبع كل مشروع هيكلًا مشابهًا. هناك دائمًا بداية ووسط ونهاية. مرحبًا بك في دورة حياة المشروع.
تساعد دورة حياة المشروع على توفير بعض القدرة على التنبؤ ، مما يمنح مدير المشروع طريقة للتعامل مع المهام في مراحل متميزة. في هذا القسم ، سنشرح ما تحتاج إلى معرفته حول كل مرحلة:
- مرحلة البدء
- مرحلة التخطيط
- مرحلة التنفيذ
- مرحلة المراقبة
- مرحلة الختام
مرحلة البدء
مرحلة البدء هي الجزء الأول من دورة حياة إدارة المشروع بأكملها. تهدف هذه المرحلة إلى تحديد المشروع ووضع دراسة الجدوى له والحصول على الموافقة. خلال هذا الوقت ، قد يقوم مدير المشروع بأي مما يلي:
- قم بإجراء دراسة جدوى
- إنشاء ميثاق المشروع
- تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين
- حدد أدوات إدارة المشروع
بحلول نهاية هذه المرحلة ، يجب أن يكون لدى مدير المشروع فهم عالي المستوى لغرض المشروع وأهدافه ومتطلباته ومخاطره.
مرحلة التخطيط
تعد مرحلة التخطيط أمرًا بالغ الأهمية لإنشاء خارطة طريق للمشروع يمكن للفريق بأكمله اتباعها. هنا ، سوف تحدد التفاصيل وتحدد الأهداف لتلبية المتطلبات التي وضعتها المنظمة.
خلال هذه المرحلة ، سيقوم مديرو المشروع عادة بما يلي:
- قم بإنشاء خطة مشروع
- تطوير خطة الموارد
- تحديد الأهداف ومقاييس الأداء
- توصيل الأدوار والمسؤوليات لأعضاء الفريق
- بناء تدفقات العمل
- توقع المخاطر وإنشاء خطط للطوارئ
تبدأ المرحلة التالية ، التنفيذ ، عادةً باجتماع انطلاق المشروع حيث يحدد مدير المشروع الأهداف لجميع أصحاب المصلحة المعنيين . قبل عقد هذا الاجتماع ، يجب على مدير المشروع القيام بما يلي:
- حدد الرؤية والمخرجات : حدد هدفًا مشتركًا للجميع. خطط لما يجب القيام به ومتى.
- حدد فريقك وحدد الأدوار: من يفعل ماذا؟ أنشئ قائمة وقم بتضمين معلومات الاتصال لتسهيل التواصل.
- ضع خطة المشروع الأولية: ضع خطة ، لكن ضع اللمسات الأخيرة على التفاصيل مع فريقك في البداية.
- حدد مقاييس النجاح: كيف سيتم قياس المشروع؟ ما الذي سيجعلها ناجحة؟ ضع التوقعات في وقت مبكر.
- تحديد المخاطر والاختناقات المحتملة: قم بإعداد الفريق للعقبات المحتملة ووضع عملية لحل هذه المشكلات بسرعة.
- إنشاء لوجستيات لتواصل الفريق: كيف ستحدث بعضكما البعض؟ إنشاء عملية متسقة (اجتماعات يومية و / أو أسبوعية) وتحديد التكنولوجيا اللازمة لها.
- اختر عملية العمل أو منهجية إدارة المشروع: حدد أفضل الممارسات التي سيتبعها فريقك.
- حدد الأدوات التي ستستخدمها: تأكد من أن كل شخص لديه الأدوات المناسبة ويعرف كيفية استخدامها.
- جدولة الاجتماع الافتتاحي: يجب أن يكون الفريق بأكمله وأصحاب المصلحة حاضرين ، سواء كان ذلك شخصيًا أو افتراضيًا.
- حدد جدول الأعمال وقم بإعداد الشرائح للاجتماع: أرسل الجدول قبل الاجتماع حتى يتمكن الجميع من الاستعداد وفقًا لذلك ، وقدم الشرائح للرجوع إليها بعد ذلك.
مرحلة التنفيذ
مرحلة التنفيذ هي المكان الذي يحدث فيه لحم المشروع ، ويتطلب معظم الوقت والمال والأشخاص. هنا ، ستقوم ببناء مخرجات للتأكد من أنك تلبي المتطلبات.
كما ذكرنا سابقًا ، يمثل الاجتماع الافتتاحي البداية الرسمية لمرحلة التنفيذ. A جدول أعمال الاجتماع ضربة البداية قد تبدو شيئا من هذا القبيل:
- مقدمات: من هو؟
- خلفية المشروع: لماذا تقوم بهذا المشروع؟ ما هي الاهداف؟
- نطاق المشروع: ماذا ستفعل بالضبط؟ ما هو نوع العمل المتضمن؟
- خطة المشروع: كيف سنفعل هذا؟ كيف تبدو خارطة الطريق؟
- الأدوار: من سيكون مسؤولاً عن عناصر المشروع؟
- التواصل: ما نوع قنوات الاتصال التي ستستخدمها؟ ما نوع الاجتماعات أو تقارير الحالة التي يتوقعها فريقك؟
- الأدوات: ما هي الأدوات التي ستستخدمها لإكمال المشروع ، وكيف؟
- الخطوات التالية: ما هي عناصر العمل الفوري التي يتعين عليك إكمالها؟
- سؤال وجواب: افتح المجال لأية أسئلة
مرحلة المراقبة
تحدث هذه المرحلة جنبًا إلى جنب مع مرحلة التنفيذ. مع تقدم المشروع ، يجب على مدير المشروع التأكد من أن جميع الأجزاء المتحركة تسير في الاتجاه الصحيح في جميع الأوقات. قد تضطر إلى إجراء تعديلات على الخطة بسبب ظروف غير متوقعة أو تغيير في الاتجاه.
خلال مرحلة المراقبة والمراقبة ، قد يتعين على مديري المشاريع القيام بأي مما يلي:
- إدارة الموارد
- مراقبة أداء المشروع
- إدارة المخاطر
- أداء اجتماعات الحالة والتقارير
- تحديث الجدول الزمني للمشروع
- تعديل خطط المشروع
- في نهاية مرحلة التنفيذ ، يجب إكمال جميع مخرجات المشروع المتفق عليها وقبولها من قبل العميل.
مرحلة الختام
مرحلة الإغلاق هي خطوة حاسمة في دورة حياة إدارة المشروع. يشير إلى النهاية الرسمية للمشروع ويوفر فترة للتفكير والختام وتنظيم المواد.
يمكن لمديري المشاريع:
- جرد جميع المخرجات
- اربط أي أطراف فضفاضة
- سلم المشروع إلى العميل أو الفريق الذي سيدير العمليات اليومية للمشروع
- قم بإجراء تشريح ما بعد الوفاة لمناقشة وتوثيق أي تعلم من المشروع
- تنظيم جميع مستندات المشروع في موقع مركزي
- توصيل نجاح المشروع لأصحاب المصلحة والمديرين التنفيذيين
- احتفل بإنجاز المشروع وعرف على أعضاء الفريق
كيفية تشكيل فريق المشروع
الآن بعد أن وصلنا إلى نفس الصفحة حول قيمة التعاون ، دعنا نتراجع خطوة إلى الوراء ونناقش ما الذي يجعل فريق المشروع وكيف نبني فريقًا رائعًا. إن تعيين الأشخاص للمهام ليس هو نفسه بناء فريق.
فريق المشروع هو مجموعة من الأشخاص يعملون لتحقيق هدف مشترك من خلال تقديم مهارات قيمة وفريدة من نوعها إلى الطاولة. يعد تحديد أعضاء فريق المشروع الخاص بك ، وتحديد هوية فريقك ، وتوحيد ممارسات التشغيل الخاصة به أمرًا بالغ الأهمية لمشروع ناجح.
إذن ما الذي يجب مراعاته عند تجميع فريق مشروعك؟
احتياجات المشروع: يتيح لك فهم نطاق المشروع أولاً اختيار من يحتاج إلى أن يكون في الفريق بشكل استراتيجي.
مجموعة المهارات: يعد اختيار أعضاء الفريق الذين يمكنهم تقديم مجموعة متنوعة من المهارات الفريدة وذات الصلة أمرًا حيويًا. إذا كان فريقك يفتقر إلى مجموعة مهارات معينة ، فقد لا يقوموا بإكمال المهمة بشكل صحيح. يمكن أن يتسبب عدد كبير جدًا من الأشخاص الذين لديهم نفس القدرات في حدوث ارتباك حول الملكية.
السعة: ربما تكون قد وجدت الشخص المثالي لجزء من المشروع ، ولكن إذا كان العمل مثقلًا به ، فقد يصبح عقبة في الطريق. اختر أعضاء الفريق الذين لديهم توافر في جداول مشاريعهم القادمة.
أساليب العمل: تختلف أساليب وشخصيات العمل لدى الأشخاص المختلفين. من الضروري فهم كيفية تأثير هذه الاختلافات على ديناميكية فريقك واحتضانها بمجرد بدء المشروع.
كيفية اختيار أفضل برامج إدارة المشاريع
هناك العديد من خيارات برامج إدارة المشاريع في السوق ، واختيار الخيار المناسب لك ولفريقك أمر بالغ الأهمية. هذه الأسئلة السبعة هي نقطة انطلاق مفيدة لاختيار برنامجك ، ولكن تأكد أيضًا من التفكير في إستراتيجيتك طويلة المدى. هل سينمو هذا البرنامج ويتكيف مع فريقك ، أم سيحد منه؟
الميزات الرئيسية عند اختيار برنامج إدارة المشروع
يجب أن يسهل برنامج إدارة المشروع على فريقك اعتماد سير عمل إدارة المشروع. ابحث عن برنامج سهل الاستخدام ويسمح بالتعاون السهل ومشاركة الملفات وإدارة التكلفة وإعداد التقارير في الوقت الفعلي ، من بين العديد من الميزات المفيدة الأخرى .