كيفية إتقان تنفيذ المشروع
تنفيذ المشروع هو مهارة لا بد من امتلاكها لمديري المشاريع المبتدئين. وفقًا لباحث في جامعة بغداد ، فإن " مرحلة تنفيذ المشروع [هي] الأكثر خطورة والأكثر استنزافًا للموارد خلال دورة حياة المشروع" ، ولهذا السبب يحتاج إلى التخطيط والمراقبة من قبل محترف من أجل النجاح. على الرغم من أن الأمر بسيط بمجرد فهمه ، إلا أن عملية إنشاء خطة تنفيذ المشروع يمكن أن تكون معقدة. اكتشف المزيد حول ماهية تنفيذ المشروع ، وسبب أهميته ، وكل شيء آخر تحتاج إلى معرفته لإنشاء خطة تنفيذ مشروع ناجح حقًا.
ما هو تنفيذ المشروع؟
تنفيذ المشروع هو اسم جميع مراحل المشروع التي يحدث فيها الإجراء. إنه أحد العناصر الأساسية لخطة مشروع مثالية .
في المرحلة الأولى ، تتمثل إحدى الأدوار والمسؤوليات العديدة لمدير المشروع في تخطيط الأهداف والغايات. في المرحلة الثانية ، يخططون لكيفية الوصول إلى ذلك.
تبدأ مرحلة التنفيذ (أو المراحل إذا كان مشروعًا كبيرًا ومعقدًا) ، وتبدأ الفرق في العمل على الخطة الموضحة في الخطوتين السابقتين. في نهاية مرحلة تنفيذ المشروع ، يكون لدى الفرق مخرجات جاهزة لإظهار أصحاب المصلحة في المشروع.
يمكن أن تكون عمليات تنفيذ المشروع صعبة. أكبر عقبة أمام التنفيذ الناجح للمشروع هي إيجاد طريقة للجمع بين الإستراتيجية والعمل. بمجرد أن تبدأ الفرق في إحياء هذه الأفكار ، قد يواجه المديرون عقبات أو تأخيرات أو نتائج غير متوقعة لا تتوافق مع رؤيتهم.
هذا هو سبب أهمية تنفيذ المشروع. بدونها ، قد يتم إنجاز المشاريع ، لكنها قد لا تحقق النتيجة المرجوة. غالبًا ما يشار إلى هذا على أنه فجوة في المشروع أو فجوة في الإستراتيجية.
الهدف من تنفيذ المشروع هو تقليل هذه الفجوة أو سدها بالكامل باستخدام استراتيجيات التنفيذ الفعالة.
هل هناك استراتيجيات تنفيذ مختلفة؟
هناك ما لا يقل عن ست استراتيجيات تنفيذ مختلفة في إدارة المشاريع . إليك ما هي وكيفية استخدامها:
إنشاء مساءلة جماعية إن مساءلة
المجموعة تدور حول إبقاء المتعاونين في المهمة وفي الوقت المحدد قدر الإمكان. يمكن القيام بذلك من خلال مكالمات المراجعة ونظام إدارة المهام الشفاف الذي يمكن لكل عضو في الفريق الوصول إليه.
آثار مساءلة المجموعة عميقة. وجدت الجمعية الأمريكية للتدريب والتطوير أن الأشخاص يزداد احتمال وصولهم إلى أهدافهم بنسبة 65٪ عند مشاركتها مع شخص آخر. بالإضافة إلى ذلك ، من المرجح أن يصل الأشخاص إلى أهدافهم بنسبة 95٪ عندما يشاركونها مع مجموعة ويلتقون بانتظام لمراجعتها.
اختر نجمك الشمالي.
الشمال هو هدفك الكبير. يمكن أن يكون هذا أيضًا سببًا شخصيًا لسبب أهمية هذا المشروع بالنسبة لك ، بخلاف أنه جزء من وظيفتك. يشار إلى هذه الطريقة أيضًا بالإدارة الموجهة للغرض. تقول
Forbes أن "أفضل حالة للمشروع هي تلك التي تتلاقى فيها أهداف الشركة والغرض المهني للموظفين مع قادة المشروع الذين يحركهم الغرض."
في مقالهم الأخير حول هذا الموضوع ، أشار المساهم الضيف وكبير مسؤولي الإستراتيجية مجيد حسيني إلى أن هناك العديد من المكونات للإدارة الناجحة الموجهة نحو الغرض ، بما في ذلك المعايير القوية والمنهجيات وحتى الاحتياجات الشخصية.
تتبع التقدم
البصري ليس فقط من المفيد تتبع التقدم بصريًا ، ولكن مجلة Entrepreneur تأخذ هذا الاعتقاد خطوة أخرى إلى الأمام في مقالها الأخير: " ما لم تتبع تقدمك ، فإن تحديد الأهداف هو إهدار للجهود ". يجادلون بأنه إذا لم يتمكن فريقك من رؤية أهدافهم بوضوح ، فسوف ينسونها قريبًا.
إنه مثل مقولة العمل الشائعة: لا يمكنك إدارة ما لا يمكنك قياسه. بمعنى آخر ، يعد استخدام أداة إدارة المشروع المرئية ، مع ميزات مثل مخططات جانت والتقارير التوضيحية ، أكثر من مجرد أداة لطيفة ؛ إنها مهمة بالغة الأهمية إذا كنت ترغب في التفوق في تنفيذ المشروع.
مكافأة العمل الجاد
تحفيز الفريق هو شيء يمكن وينبغي لمديري المشاريع العمل على صقله. كما ينصح معهد إدارة المشاريع ، فإن "المعنويات المنخفضة تقلل الإنتاجية ، وتضر بعلاقات أصحاب المصلحة ، وتؤثر في النهاية على ناتج المشروع والخط الأساسي للمؤسسة. من المهم أن يتخذ مدير المشروع إجراءً سريعًا وحاسمًا لكبح المعنويات المتدهورة ".
هذا مهم بشكل خاص للمشاريع طويلة الأجل أو المعقدة حيث يمكن للناس أن يفقدوا قوتهم على طول الطريق. العوامل الخارجية الخارجة عن إرادتك ، مثل حالة العالم ، قد تؤثر أيضًا على الروح المعنوية ، ولكن إذا كانت لديك خطة قوية ، فيمكنك كبح الآثار السلبية على المدى الطويل.
تقييم فجوات المواهب
من الأفضل الحصول على صورة واضحة لما يمكن وما لا يمكن لكل عضو من أعضاء الفريق القيام به قبل بدء المشروع بدلاً من إدراك أنك بحاجة إلى مساعدة إضافية بمجرد دخولك مرحلة تنفيذ المشروع.
قد يتطلب هذا متعاونين للحصول على تعليم إضافي. قد ترغب حتى في استضافة ورش عمل جماعية أو استئجار دعم إضافي لحسابهم الخاص.
سيؤدي القيام بذلك الآن إلى إنقاذ الجميع من معاناة التغلب على منحنيات التعلم وتقديم عمل متسارع وسريع في وقت لاحق.
إنشاء حلقات التغذية الراجعة
التعليقات ضرورية طوال كل مرحلة من مراحل دورة حياة المشروع. ولكن خلال مرحلة تنفيذ المشروع ، فإنه يلعب دورًا أكثر أهمية. تساعد مشاركة الملاحظات الإيجابية والبناءة حول إنجازات أعضاء الفريق على التوافق مع التوقعات حتى يتمكنوا من القيام بالمزيد (أو أقل) من نفس الشيء مع استمرار المشروع.
ابدأ بإعطاء قدر معقول من التعليقات عاجلاً وليس آجلاً حتى يكون الجميع على نفس الصفحة منذ البداية. يمكنك مشاركة الملاحظات في اجتماعات الفريق ، أو إجراء تقييمات رسمية ، أو تفويض الملاحظات عن طريق إضافة جهات اعتماد إلى مهام محددة في النظام الأساسي لإدارة المشروع.
من المسؤول عن تنفيذ المشاريع؟
مديرو المشاريع مسؤولون عن تنفيذ المشاريع. أولاً ، يتعين عليهم صياغة خطة مفصلة للغاية لتنفيذ المشروع والحصول على دعم. بعد ذلك ، يجب عليهم الإشراف على الأشخاص والتواصل والتقدم خلال المرحلة بأكملها. على الرغم من أنهم ليسوا هم الذين يقومون بالمهام ، يجب على مديري المشاريع التأكد من أن كل الـ i مرقطة ، وأن الـ t يتم تجاوزها دون تجاوز. في نهاية اليوم ، إذا لم ينجح تنفيذ المشروع ، فإن مدير المشروع هو الذي يجب أن يشرح ما حدث ولماذا.
ما هي تحديات تنفيذ المشروع؟
هناك ثلاثة تحديات شاملة لتنفيذ المشاريع يواجهها جميع مديري المشاريع. إنهم يديرون الأشخاص ويسهلون العمليات ويتواصلون مع جميع المعنيين. إليك المزيد حول ماهيتها وكيفية التغلب عليها حتى لو لم يكن لديك خبرة في تنفيذ المشروع:
إدارة الأشخاص
هناك مجموعة جيدة من مديري المشاريع يجب أن يسيروا بعد أن وضعوا خطة التنفيذ وأثناء التنفيذ. يجب أن يقودوا ولكن لا يأمروا ، وأن يشجعوا ولكن لا ينتقدوا ، وأن يضعوا القواعد ولكن لا يكونوا صارمين للغاية قد تتغير الأمور على طول الطريق بالنسبة للمشاركين ، مثل أخذ أيام مرضية أكثر مما كان متوقعًا ، والمغادرة للذهاب في إجازات مخططة ، وحتى المآسي العائلية ، والتي يمكن أن تؤثر جميعها على الإنتاجية.
كيفية التغلب على ذلك : احرص دائمًا على توفير مساحة كبيرة للمناورة في جدول مشروعك واختبر أساليب الإدارة لدينا لمعرفة أيها يناسبك بشكل أفضل.
تسهيل العمليات
بينما تستمر في مراقبة التقدم ، قد ترى أن هناك مشكلات في تنفيذ المهمة. يمكن أن يؤدي عنصر عمل واحد متأخر إلى حدوث تفاعل متسلسل من المواعيد النهائية الفائتة والمعالم المنقولة. هذا هو بالضبط سبب أهمية البقاء على اطلاع دائم بتقدم الجميع باستخدام أدوات إدارة المشاريع المرئية التي تجعل من السهل معرفة مكان كل شيء في لمح البصر.
كيفية التغلب : كن يقظًا بشأن كيفية استخدام الموارد والحفاظ على خطتك مرنة بما يكفي بحيث يمكنك تعديلها في أي لحظة دون التضحية بأي تواريخ تسليم غير قابلة للتفاوض.
الاتصال
من أكبر المشكلات المتعلقة بإدارة المشروع ، وأكثر من ذلك أثناء مرحلة التنفيذ ، الاتصال. يعد توصيل التحديثات والأسئلة والمشكلات وحتى التوقعات من العوامل الرئيسية في نجاح المشروع. بصفتك مدير مشروع ، فإن وظيفتك هي التأكد من أن الجميع يعرف كيفية التواصل مع بعضهم البعض ومتى يجب عليهم القيام بذلك.
كيفية التغلب على ذلك : استخدم أداة إدارة مشروع مثل Wrike لتحويل الأشخاص إلى محادثات جارية داخل النظام الأساسي مباشرةً. ادمج هذا مع جدول اجتماعات تسجيل الوصول المنتظم وسياسة الباب المفتوح للتواصل ، وسترى نتائج إيجابية.
كيفية إنشاء خطة تنفيذ المشروع
لإنشاء خطة تنفيذ المشروع ، تحتاج إلى إنشاء النسخة وتصميم ملف pdf والحصول على دعم من المتعاونين قبل إنهاء مسودتك.
يمكن أن تكون خطط تنفيذ المشروع قصيرة مثل صفحة واحدة أو 175 صفحة في بعض الأمثلة من Energy.gov . ولكن اعتمادًا على مدى تعقيد مشروعك وخطة التنفيذ الخاصة بك ، يمكنك أن تتوقع كتابة 50-80 صفحة في المتوسط. حتى لو كنت تعتبر نفسك كاتبًا رائعًا ، فقد تشعر أن هذه الأرقام مخيفة ، لذلك قمنا بتجميع بعض الخطوات البسيطة التي يمكنك اتباعها لتسريع العملية:
الخطوة 1 : قم بإنشاء صفحة عنوان تحتوي على كل مما يلي:
شعار الشركة وعنوان المشروع
عنوان المستند ("خطة تنفيذ المشروع" جيدة)
العنوان الفرعي لهذا المستند إذا كنت تقوم بإنشاء أكثر من خطة تنفيذ لمشروع أكبر
رقم مرجعي
تاريخ الانتهاء منه.
الخطوة 2 :
قم بتضمين صفحة إلى صفحتين للموافقة عليها ، ومقدمة من ، ووافقت عليها ، وأوصت بالتوقيعات اكتب اسم كل شخص ، ولقبه ، ودوره ، ومكتبه أسفل المكان الذي يجب أن يوقع فيه.
الخطوة 3 :
أضف مخططًا لتوثيق تاريخ مراجعاتك. أضف رؤوسًا لرقم الوثيقة والتاريخ والإجراء والوصف.
الخطوة 4 :
قم بإنشاء جدول محتويات لتسهيل الرجوع إليه.
الخطوة 5 :
إذا تم تضمين أشكال أو جداول أو صور أو رسومات أخرى في المستند ، فقم بإدراج ما هي حسب النوع وما هي الصفحات التي يمكن لقراء الصفحة العثور عليها.
الخطوة 6 :
قم بتضمين مسرد للمختصرات والاختصارات والمصطلحات الأساسية التي يحتاج المراجعون إلى معرفتها.
الخطوة 7 :
حدد عملية خطوة بخطوة لكيفية تنفيذ المراجعات على المستند. قم بتضمين المصطلحات والتوزيع والمسؤوليات وعملية التغيير وعملية المراجعة.
الخطوة 8 :
اكتب مقدمة تشرح ماهية المشروع ، ولماذا هو مهم ، وكيف أصبح. قم بتضمين عناصر مثل ملخصات النطاق ومؤشرات الأداء الرئيسية.
الخطوة 9:
حدد بالتفصيل ما سيكون عليه هيكل الإدارة وتسلسل القيادة للمشروع.
الخطوة 10 :
قم بإنشاء استراتيجية اقتناء للمشروع مع تفاصيل مثل استراتيجية القرار الحرج واستراتيجيات التخصيص.
الخطوة 11 :
حدد خطوط الأساس الخاصة بك للنطاق والجدول الزمني والميزانية وأي مخاوف رئيسية أخرى تناسب مشروعك الفريد.
الخطوة 12 :
اكتب عمليات إدارة المشروع واستراتيجية الإشراف طوال كل مرحلة من مراحل المشروع.
الخطوة 13 :
أخيرًا ، قم بتضمين قائمة المراجع ومصادرها ، إن وجدت في المستند.
تقدم هذه الخطوات نظرة عامة على ما عليك القيام به. لكن كل مشروع مختلف ، لذا استخدم أفضل حكم لك عند صياغة خطة تنفيذ مشروعك.
نصائح لتحسين مرحلة تنفيذ إدارة المشروع
على الرغم من أن تحسين مرحلة تنفيذ إدارة المشروع هو شيء يتعلمه المحترفون بمرور الوقت ، إلا أنه مكلف للغاية إذا لم يكن لديك أساس قوي على الأقل. المواعيد النهائية للمشروع والميزانيات والعلاقات مع العملاء على المحك ، لذلك من المهم معرفة الأساسيات.
إليك ما عليك القيام به لتجنب المزالق الشائعة في تنفيذ المشروع:
- ضع خطة اتصال لكل من الفرق وأصحاب المصلحة قبل بدء المشروع.
- تأكد من أن الجميع يفهم ما يجب القيام به من خلال:
- تشجيع الناس على طرح الأسئلة.
- استضافة اجتماعات تسجيل وصول منتظمة طوال مدة مرحلة التنفيذ.
قم بتنظيم الفرق والإشراف عليها ، حتى لو كانت على بعد أميال ، باستخدام نظام أساسي لإدارة المشاريع يسهل على المتعاونين مشاركة التحديثات في الوقت الفعلي.
حدد عمليات واضحة لكيفية إتمام مهام معينة. قم بتضمين تفاصيل مثل تبعيات المهام والمواعيد النهائية والموافقون عند الحاجة.
يعد إبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع ومشاركين أمرًا أساسيًا لمنع الطلبات المفاجئة أو المشكلات المتعلقة بالمخرجات. ابذل قصارى جهدك للحصول على موافقتهم الخطية على العناصر الرئيسية أثناء تقدمك.
اكتب خطة تنفيذ واضحة أثناء مرحلة التخطيط بحيث يكون الجميع على نفس الصفحة حول كيفية سير هذه العملية.
ضع خطة قوية لإدارة التغيير قبل أن تبدأ الفرق في العمل.
اجعل دائمًا توقعات تسليم المشروع واضحة ومفصلة قدر الإمكان.
شجع فرقك على توجيهك أنت أو غيرك من المديرين إلى المحادثات باستخدام أدواتmention في برنامج إدارة المشروع الخاص بك حتى تتمكن من تبسيط الملاحظات وتصحيح المشكلات قبل إخراج المشروع عن مساره.
ساعد القادة في العثور على "السبب" الشخصي لكل مشروع حتى يظلوا متحمسين وحاضرين ومسؤولين أمام فرقهم.