تتطلب إدارة مشروع تجاري ، سواء كان بسيطًا أو معقدًا ، منهجية دقيقة . في الواقع ، يجب على مدير المشروع التأكد من استيفاء جميع شروط النجاح لتحقيق أهدافه. لكن ما هي شروط النجاح هذه ، وكيف تجمعهم لتنفيذ مشاريعك؟ فيما يلي منهجية في 6 خطوات لإدارة المشروع بشكل جيد.
خطوات مهمة لادارة المشاريع بشكل صحيح
 |
| فن ادارة المشاريع |
الخطوة الأولى: تحديد أهداف المشروع
الأهداف هي نقطة البداية لأي مشروع تجاري. سواء كانت تجارية أو تسويقية ، سواء كانت تتعلق بالابتكار أو العلاقات مع العملاء ، يجب أن تحدد هذه المعايير جميع عناصر المشروع : الموارد أو أصحاب المصلحة أو المهام التي يتعين تنفيذها أو الأدوات. لذلك من الضروري تحديد أهداف مشروعك قبل الانتقال إلى الخطوات التالية . على وجه الخصوص ، سوف تحتاج إلى ضمان وضوح أهدافك ، والتي يجب أن تكون مفهومة من قبل جميع الموظفين المعنيين. يجب أن تكون أيضًا واقعية وقابلة للقياس ، بحيث يمكنك متابعة وتقييم مشروعك.
الخطوة 2: تحديد المهمة
بمجرد تحديد الخطوط العريضة لمشروعك ، فإن المهام التي يتعين عليك تنفيذها يجب أن تركز عليها. ما هي الإجراءات التي ستتيح لك تحقيق الأهداف المحددة مسبقًا ؟ ما هي النتائج التي يجب تحقيقها في كل مرحلة من مراحل المشروع لضمان حسن سيره والنتائج المتوقعة؟ ضع قائمة بجميع المهام التي سيشكلها مشروعك. لكل مهمة من المهام المحددة ، لا تتردد في تحديد طبيعتها ، أو أي موارد يتم تعبئتها أو الموظفين الذين سيتم إشراكهم. حتى لو كانت هذه مجرد مرحلة تمهيدية ، يمكن أن تساعدك هذه المعلومات في تنظيم نفسك بعد ذلك.. الهدف من هذه الخطوة بسيط: هو توقع جميع جوانب مشروعك قبل البدء في تنظيمه.
الخطوة الثالثة: تنظيم المهام والموارد
عندما يكون لديك قائمة كاملة بالمهام التي يجب القيام بها ، يمكنك الانتقال إلى إدارة المشروع الفعلية. سيكون الأمر بعد ذلك مسألة تنظيم المهام المحددة بأكثر الطرق منطقية وفعالية . نتحدث أيضًا عن الجدولة: لضمان التشغيل السلس لمشروعك ، يجب أن تتبع مراحله المختلفة بعضها البعض في تسلسل منطقي. تتطلب بعض المهام إكمال المهام الأخرى: في هذه الحالة ، سيتعين عليك التأكد من أنها مقيدة بالترتيب الصحيح. قد تبدو هذه الخطوة بسيطة للوهلة الأولى ، لكن لا تنخدع بسهولةها الظاهرة: فهي ستحدد أداء جميع الممثلين المعنيين.. بالإضافة إلى ذلك ، سيتعين عليك أيضًا توزيع الموارد (البشرية والمالية) على المهام المختلفة للمشروع. حدد الموظفين اللازمين لنجاحها ، ولكن أيضًا درجة مشاركتهم في المنبع. أخيرًا ، فكر في تحديد الميزانية التقديرية لمشروعك لتوزيعها جيدًا.
الخطوة 4: تقييم المخاطر والمعوقات
أي مشروع ينطوي على مخاطر ، وأي مدير مشروع يجب أن يتعامل مع القيود. يمكن أن تكون هذه القيود مرتبطة بالوقت (المواعيد النهائية) ، ولكن أيضًا بالمال (الميزانية التقديرية) والموارد البشرية (توافر الموظفين ، تدخل الموظفين الخارجيين). ومع ذلك ، يجب أن تكون هذه المخاطر والقيود موضوع تقييم واقعي في المنبع حتى لا تصبح عقبات لا يمكن التغلب عليها بمرور الوقت. لذلك ، يجب عليك ، لكل مهمة مخطط لها ، تقييم نسبة المخاطر ، وعند الإمكان ، تحديد الحلول المحتملة.. يجب عليك أيضًا ، لكل مهمة من هذه المهام ، تحديد القيود المرتبطة. إضفاء الطابع الرسمي على المواعيد النهائية التي يجب احترامها من قبل الفرق والمتعاونين المختلفين ، وكذلك الميزانيات. حدد المستشارين والمتعاونين الخارجيين الذين ستحتاج إلى الاتصال بهم لقيادة مشروعك. أخيرًا ، تأكد من توصيل هذه المعلومات المهمة إلى أصحاب المصلحة.
الخطوة 5: اختيار أدوات إدارة المشروع المناسبة
لا يمكن أن تكون إدارة المشروع مرتجلة ويمكن أن تكون معقدة بشكل خاص. يجب على مدير المشروع بالفعل مزامنة الموارد البشرية والمالية للشركة ، ولكن أيضًا يضمن إدارة ومراقبة المشروع ، والتواصل بين الموظفين والمفاوضات مع مختلف أصحاب المصلحة. لذلك يجب أن يعتمد على أدوات موثوقة تتكيف مع نشاط الشركة لتنظيم نفسه. على وجه الخصوص ، يمكن أن تساعد حلول الفواتير المتكاملة وإدارة علاقات العملاء وتخطيط موارد المؤسسات ، في تتمة عدد من المهام. ومع ذلك ، سوف تحتاج إلى اختيار أدوات الإدارة الخاصة بك بعناية فائقة ، والتأكد من أنها تلبي الاحتياجات الحقيقية لمؤسستك.
الخطوة السادسة: التخطيط لرصد المشروع
مهما كانت طبيعة خطة عملك ، ستحتاج إلى متابعتها لعدة أسباب مختلفة. بادئ ذي بدء ، سيسمح لك استرداد التقدم المحرز في المشروع بتقييم المجالات المحتملة للتحسين ، ولكن أيضًا على نقاط قوة فريقك. سيساعدك هذا التمرين المجزي أيضًا على تحسين تقنيات إدارة مشروعك.. ثانيًا ، ستسمح لك مراقبة وتقييم مشروعك بتحديد أداء فرقك بدقة ، والتأكد من تحقيق الأهداف. ومع ذلك ، لا ينبغي أن تكون هذه المراقبة مرتجلة بمجرد الانتهاء من المشروع. يجب عليك التخطيط لها في البداية ، من خلال تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية (أو مؤشرات الأداء الرئيسية) وقياسها بانتظام.
إدارة المشروع هي فن معقد يتطلب منهجية صارمة وأدوات ملائمة. احترم هذه الخطوات الست الأساسية للنجاح في مشاريعك التجارية القادمة!